Điều hành một cuộc họp hiếm khi dễ dàng. Bạn phải quản lý thời gian, một chương trình nghị sự, Và – quan trọng nhất – một nhóm người đa dạng. Hiện nay, thế còn nếu cuộc họp diễn ra qua điện thoại thì sao, với mỗi người hoặc nhóm nhỏ gọi đến từ một địa điểm khác nhau? Không ai có thể nhìn thấy nhau, và có thể có nhiều phiền nhiễu mà bạn, với tư cách là người lãnh đạo, không thể tắt chỉ bằng cách đóng cửa. Chắc chắn rồi, hội nghị truyền hình là một điều kỳ diệu của công nghệ hiện đại, nhưng nó có thể là thử thách.
Với công nghệ hiện đại, bạn không cần phải ở cùng phòng để gặp người khác. Công cụ hội nghị từ xa cho phép chúng ta kết nối qua điện thoại, VOIP, hoặc video từ khắp đất nước, hoặc trên toàn thế giới. Bạn thậm chí có thể tham gia một cuộc họp từ nhà, ô tô của bạn hoặc trên máy bay tại 30,000 đôi chân trong không khí. Chắc chắn rồi, ngạc nhiên, nhưng hội nghị từ xa mang đến những thách thức đặc biệt, và chúng ta phải lưu tâm đến những điều mà những cuộc gặp gỡ ngoài đời thực không yêu cầu.
Đây là cái thứ ba trong Tiếng Anh thương mại loạt bài về xử lý khủng hoảng. Trong phần đầu của cuộc khủng hoảng, có thể có nhiều nhầm lẫn và hoạt động. Nhưng nếu bạn vượt qua được phần đó thì không sao, tiếp theo là gì?
Tại một thời điểm nhất định sau giai đoạn quan trọng, mọi người sẽ cùng nhau đánh giá lại tình hình. Làm việc nhóm là quan trọng. Mọi người cần làm việc cùng nhau để xử lý khủng hoảng. Nếu họ không, nếu họ không đồng ý và cố gắng đi theo các hướng khác nhau, nó sẽ không tốt cho công ty. Sự đoàn kết là hoàn toàn cần thiết. Cần có sự lãnh đạo tốt để sớm thiết lập sự thống nhất đó, nhưng cần làm việc nhóm tốt để duy trì nó.
Trong bài học cuối cùng của chúng tôi, chúng tôi đã nghe Mike kỹ sư sản xuất nói chuyện với VP Truyền thông ở Singapore, Monika. Cô ấy đang nhận được một số thông tin từ Mike về một vụ tai nạn và lập một kế hoạch liên lạc. Đó vẫn là giai đoạn quan trọng của cuộc khủng hoảng.
Trong tập này, chúng ta sẽ nghe thấy một cuộc họp hội nghị từ xa sau giai đoạn quan trọng đó. Đã đến lúc suy nghĩ về những gì đã xảy ra và đánh giá lại tình hình. Chúng tôi sẽ nghe Mike và Monika, cũng như Frank ông chủ người Mỹ, Sandy giám đốc nhà máy, và một luật sư tên Simone. Hãy lắng nghe khi họ cố gắng tìm hiểu quan điểm về cuộc khủng hoảng và tìm hiểu xem họ đã xử lý tình huống tốt như thế nào cho đến nay.
Câu hỏi nghe
1. Tại sao Mike lại nói “xin lỗi” với Simone?
2. Monika muốn tập trung vào điều gì trong cuộc thảo luận?
3. Sandy nghĩ gì về mối quan tâm của Simone?
Đây là bài đầu tiên trong loạt bài học tiếng Anh thương mại về xử lý khủng hoảng.
Hãy tưởng tượng điều này: bây giờ là bốn giờ sáng và bạn đang ngủ say. Điện thoại reo. Đó là một trong những người quản lý của bạn. Đã có một tai nạn khủng khiếp! Bạn làm nghề gì? Bạn nói gì?
Tại một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của bạn, bạn sẽ phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng lớn. Đó có thể là một cuộc đình công lao động hoặc một thảm họa môi trường. Và có những khủng hoảng nhỏ, như thiếu một chuyến giao hàng quan trọng hoặc hết giấy, điều đó có thể xảy ra hàng ngày. Những sự kiện này chắc chắn có thể gây thiệt hại, nhưng bao nhiêu? Điều đó phụ thuộc vào cách bạn đối phó với chúng.
Quản lý khủng hoảng tốt là chìa khóa. Thành công và danh tiếng của bạn phụ thuộc vào nó. Vì vậy trong bài học này, chúng ta sẽ xem điều gì xảy ra khi khủng hoảng xảy ra, hoặc bắt đầu. Đây là tất cả về “Nắm quyền kiểm soát trong cuộc khủng hoảng”. Chúng tôi sẽ đề cập đến một số kỹ thuật và ngôn ngữ hữu ích để giải quyết hiệu quả cuộc gọi điện thoại vào sáng sớm về một vụ tai nạn.
Chúng ta sẽ nghe thấy Sandy và Mike, người làm việc tại một nhà máy ở Trung Quốc vừa gặp tai nạn. Sandy là giám đốc nhà máy, trong khi Mike là kỹ sư sản xuất chính. Một đường ống đã vỡ, xả khí và làm hai công nhân bị thương. Bây giờ Sandy và Mike đang gọi cho sếp của họ, Frank Menzies, ở Mỹ. Hãy cùng lắng nghe khi Sandy và Mike đưa ra tin xấu và Frank kiểm soát cuộc khủng hoảng.
Câu hỏi nghe
1. Tại sao Mike không tham gia cuộc gọi ngay từ đầu?
2. Frank muốn biết thông tin gì về vụ việc?
3. Cuối cùng Frank hướng dẫn Mike làm gì?
Teleconferences cho phép mọi người từ các địa điểm khác nhau có một cuộc họp qua điện thoại. Trong khi thuận tiện, tài liệu tham khảo từ xa có một số vấn đề cần lưu ý, chẳng hạn như theo dõi xem ai đang nói chuyện. Đôi khi hai người nói cùng một lúc hoặc nói quá nhanh. Vì những người tham gia không thể nhìn thấy nhau, sẽ rất hữu ích khi sử dụng “biển báo” hoặc những câu nói ngắn gọn để chuẩn bị cho người khác những gì sắp được nói. Các vấn đề khác như đặt ra chương trình làm việc và quản lý thời gian cũng phát huy tác dụng.
Trong tập cuối, chúng tôi đã nghe cuộc trò chuyện giữa Craig và Elsa, hai nhân viên tại StarCom, một nhà sản xuất điện tử. Craig sắp có hội nghị từ xa đầu tiên và Elsa đã cho anh ấy một hướng dẫn thân mật, dạy anh ta về thiết bị và một số giao thức cho hội nghị từ xa.
Hôm nay, Craig đang tham gia hội nghị từ xa. Người chủ trì hội nghị từ xa là Tony, một người quản lý ở Chicago. Tham gia còn có Diana, một đồng nghiệp ở London, và JP, người làm việc trong lĩnh vực Tiếp thị tại địa điểm Dallas. Họ đang thảo luận về kỳ nghỉ lễ sắp tới, dòng sản phẩm mới, và quảng cáo.
Câu hỏi nghe
1) JP giúp Craig như thế nào trong chương trình nghị sự?
2) Theo Diana, tại sao kết quả kiểm tra máy in lại đáng thất vọng?
3) Tại sao Diana không nghĩ vấn đề sẽ nhanh chóng được giải quyết?
