Imagine que você está procurando um emprego, e você tem uma entrevista em uma grande empresa. Você entra na sala de entrevista e diz ao painel de entrevistadores: "ei, como tá indo?" Acredite em mim, essa é uma primeira impressão ruim.
Ou se você for ao bar para encontrar um velho amigo e ao vê-lo estender a mão e dizer “Boa noite, e como vai você?”Provavelmente seu amigo vai perguntar se você está se sentindo bem.
Em ambas as situações, o problema é que você usou o nível errado de formalidade ou registro. Você simplesmente não pode usar as mesmas expressões, palavras, e expressões idiomáticas em todas as situações. Você precisa avaliar a situação e adaptar a forma como fala de acordo.
Há momentos em que você quer impressionar as pessoas com suas habilidades no idioma. Mas, na verdade, existem muito mais situações que exigem a abordagem oposta – situações em que você não quer arriscar confundir as pessoas, então você quer ter certeza de que está comunicando claramente.
Na nossa Última lição, Falei sobre pronúncia clara e escolha de palavras. Hoje eu quero ver como fazer frases claras e organizar sua mensagem.
Quando se trata de sentenças, atire para simples e curto. Em vez de reunir um monte de ideias em uma longa frase, divida em vários curtos. Use palavras simples como “mas” e “então” em vez de palavras como “no entanto” e “consequentemente”.
Há algo mais que pode complicar nossas frases: as palavras e frases suaves que usamos para ser diplomáticos, educado, ou cuidadoso. Essas expressões podem ser muito importantes quando a situação exige. Mas nem todas as situações ou públicos exigem tal diplomacia. Também temos maneiras muito confusas de fazer perguntas em inglês. E se você está tentando ser claro, você deve evitar alguns destes. Isso inclui perguntas sobre tags, como “você está muito ocupado, não é você?” E perguntas negativas, tipo “você não vai ler meu relatório?"
A última coisa que quero falar é como estruturamos nossas mensagens. E quero dizer mensagens mais longas, como um conjunto de instruções ou algo assim. Primeiramente, é bom ser claro sobre o propósito. Diga às pessoas o que você vai dizer a elas. Foi exatamente isso que fiz quando disse “a última coisa que quero falar é como estruturamos nossas mensagens”. Você vê, quando você ouviu isso, você sabia exatamente sobre o que eu falaria a seguir.
Em segundo lugar, é uma boa ideia usar palavras como “em segundo lugar”. Chamamos isso de “sinalização”. A sinalização é basicamente dar estrutura e lógica claras ao que você está dizendo. Isso significa apresentar as coisas com clareza. Significa delinear, usando palavras como “primeiro, segundo, terceiro” e “último”. Mas também significa ser claro sobre como suas ideias se encaixam. A sinalização torna muito mais fácil para as pessoas seguirem o que você está dizendo, e lembrar disso!
por último, é uma boa ideia resumir o que você disse. Apenas uma pequena recapitulação é o suficiente. E você pode apresentar seu resumo usando expressões de sinalização como “para resumir” ou “o que venho tentando dizer é”.
Você sabia que a maioria das conversas em inglês que estão acontecendo agora são entre dois falantes não nativos? Há um alemão fazendo negócios na Malásia, e um russo falando ao telefone com um coreano, e um brasileiro visitando a Espanha. E eles provavelmente estão usando Inglês para comunicar um com o outro.
Mas o Inglês não é uma linguagem simples. Por uma coisa, tem mais palavras e expressões idiomáticas do que outras línguas. Por outra coisa, existem muitas variedades diferentes de inglês. Então, o inglês que você ouve em Cingapura, Miami ou Londres pode soar bem diferente. Dada esta situação – pessoas ao redor do mundo usando uma linguagem difícil em diferentes níveis – é muito importante ser capaz de se comunicar com clareza.
Vamos começar com a pronúncia. Claro, nem todo mundo vai, ou deveria, fale exatamente o mesmo. Não existe pronúncia perfeita, uma vez que existem tantos sotaques diferentes. Portanto, ser claro não é tanto uma questão de pronúncia, mas sim de enunciação. Enunciação significa simplesmente pronunciar as coisas de forma clara e cuidadosa.
Duas outras coisas que afetam a pronúncia são a velocidade e o volume. Quando estamos desconfortáveis ou nervosos, tendemos a acelerar e falar mais suavemente. Mas falar rápido e baixo pode prejudicar nossa pronúncia. Em vez de, desacelere um pouco e fale um pouco mais alto. Isso adicionará clareza ao seu discurso.
A clareza também é afetada pelas palavras que escolhemos. O importante aqui é mantê-lo simples. Quando você está dando instruções a alguém pelo telefone, ou fazendo um ponto importante em uma apresentação, não é hora de impressionar as pessoas com seu vocabulário. Use expressões que você sabe que as pessoas vão entender. Isso significa que você deve evitar o uso de muitas gírias e expressões idiomáticas.
Quando se trata de escolha de palavras, há outra coisa com que ter cuidado: Acrônimos e abreviações. Você pode usar “TBH” com bastante frequência, mas nem todo mundo sabe que significa “para ser honesto”. Você não precisa usar essas abreviações para transmitir seu ponto de vista. E você provavelmente está confuso – e frustrado – quando as pessoas usam abreviações que são comuns em sua linha de trabalho, mas não são de conhecimento comum.
Como vimos, comunicar-se claramente em inglês pode significar que temos que adaptar o que dizemos e como dizemos, dependendo do público. É sempre uma boa ideia falar francamente. E se você quiser ter certeza de que todos entendem, é aconselhável usar palavras simples e claras, enquanto evita gírias, expressões idiomáticas, e abreviações.
Para um, as pessoas podem ficar um pouco pessoais e atacar a pessoa, ao contrário da ideia. Chame as pessoas para ataques pessoais, e manter a discussão focada em ideias, não conflito de personalidade. Isso faz parte da sua função como facilitador de reunião. Você deve encorajar as pessoas a ouvir, evitar interrupção, e geralmente certifique-se que as pessoas se sintam respeitadas e ouvidas. Assim que as pessoas se sentirem atacadas pessoalmente, eles vão calar a boca.
Outra coisa que você precisa desligar é qualquer conversa fora do assunto. As pessoas fazem isso mesmo sem perceber. Eles ouvem algo, isso os lembra de outra coisa, eles começam a falar sobre isso e logo a conversa sai do assunto. Seu trabalho é conduzir a conversa de volta. Para pessoas que gostam de se ouvir falar e continuar indefinidamente, encontre um momento apropriado para entrar e fornecer um resumo de sua ideia.
Outro obstáculo em um reunião de tomada de decisão é o que chamamos de “pensamento de grupo”. O pensamento de grupo é quando as pessoas simplesmente acompanham as ideias que estão sendo discutidas, sem pensar por si próprios. Para lidar com o pensamento de grupo, incentive o pensamento criativo desde o início. Uma coisa que você pode tentar é fazer com que as pessoas escrevam suas ideias individualmente antes de compartilhá-las com o grupo.. Depois de as pessoas escreverem suas próprias ideias, dê a volta na mesa e dê a cada pessoa a chance de falar. Quanto mais você deixa isso para as pessoas realmente vocais, mais suscetível será a reunião de pensamento de grupo.
Além do pensamento de grupo, outro obstáculo que você pode enfrentar é o tempo. Portanto, observe o tempo com cuidado. E quando você estiver reduzido a 25%, lembre as pessoas. Não tenha medo de pressioná-los um pouco. Na maioria dos casos, as pessoas estão mais dispostas a se comprometer do que a arrastar um problema por mais tempo do que o necessário. Mas se o grupo realmente não pode chegar a uma boa decisão, ou se as pessoas realmente não concordam, ou se houver apenas mais informações necessárias, então considere outras opções. Para um, você pode adiar a decisão. Uma decisão atrasada geralmente é melhor do que uma decisão ruim. Ou, você pode designar um grupo menor para tomar a decisão.
Independentemente, o que você está buscando é a melhor decisão possível. E como já discutimos, existem muitos obstáculos possíveis para tomar uma boa decisão dentro do tempo que você tem. Mas se você jogar certo, se você administra bem as pessoas, e se você encoraja boas ideias, e novas ideias, você deve ser capaz de chegar a uma boa decisão em grupo.
Na verdade, pode ser melhor dizer que estamos falando sobre como liderar grupos a Boa decisões. Afinal, qualquer presidente de reunião pode pressionar por uma decisão rápida, ou convocar uma votação antes que os assuntos tenham sido totalmente discutidos. Mas não é desse tipo de liderança que estou falando. E isso não necessariamente produz boas decisões. Uma boa decisão é aquela que as pessoas compram, e um que tem um forte fundamento lógico por trás disso.
Então, como podemos conduzir um grupo a uma decisão? Bem, logo no início da reunião, você precisa preparar o terreno para uma boa discussão, e uma boa decisão. primeiramente, você precisa ser muito claro sobre o propósito. Se você está se reunindo para tomar uma decisão, certifique-se de que todos saibam disso.
Também é uma boa ideia ter um processo de tomada de decisão para a reunião. E esse processo normalmente é assim: comece com compartilhamento de informações, em seguida, analise ou faça um brainstorm de diferentes opções, em seguida, avalie essas opções por meio de discussão, e finalmente tome uma decisão. Observe que gerar ideias e avaliar ideias são etapas separadas. Isso ajuda a evitar que as pessoas se sintam criticadas ou fiquem na defensiva.
Dentro deste processo, liderar as decisões do grupo tem tudo a ver com facilitar uma boa discussão. E a mágica da boa facilitação é fazer com que todos na sala se sintam ouvidos e emocionalmente validados. No geral, você precisa ter certeza de que todos tiveram a chance de falar e se expressar. Às vezes, isso significa ligar para as pessoas diretamente. Ou pode simplesmente significar ficar atento a como essas vozes mais fracas tentam se juntar à discussão.
Sendo claro sobre o propósito desde o início, seguindo um processo básico de tomada de decisão, e usando o seu encontros ingles e habilidades de facilitação, você pode tomar uma boa decisão. E lembre-se, uma boa decisão é aquela em que as pessoas concordam e que tem um bom fundamento lógico para apoiá-la.
