Condurre una riunione è raramente facile. Devi gestire il tempo, un'agenda, e – più importante – un gruppo eterogeneo di persone. Ora, e se l'incontro avviene per telefono, con ogni persona o piccolo gruppo che chiama da una posizione diversa? Nessuno può vedersi, e ci possono essere una varietà di distrazioni che tu, come leader, non si può chiudere semplicemente chiudendo la porta. Sicuro, la teleconferenza è una meraviglia della tecnologia moderna, ma può essere impegnativo.
With modern technology, you don’t have to be in the same room to have a meeting with other people. Teleconferencing tools allow us to connect by phone, VOIP, or video from across the country, or around the world. You can even join a meeting from home, your car or on plane at 30,000 feet in the air. Sicuro, it’s amazing, but teleconferencing brings special challenges, and we have to be mindful of things that real-life meetings don’t require.
Questo è il terzo nel nostro Pod di inglese commerciale serie sulla gestione di una crisi. Nella prima parte di una crisi, ci può essere molta confusione e attività. Ma se riesci a superare quella parte, va bene, Quello che viene dopo?
Ad un certo punto dopo la fase critica, le persone si riuniranno per rivalutare la situazione. Il lavoro di squadra è importante. Le persone devono lavorare insieme per gestire la crisi. Se non lo fanno, se non sono d'accordo e cercano di andare in direzioni diverse, non andrà bene per l'azienda. L'unità è assolutamente essenziale. Ci vuole una buona leadership per stabilire questa unità nella fase iniziale, ma ci vuole un buon lavoro di squadra per mantenerlo.
Nella nostra ultima lezione, abbiamo sentito Mike l'ingegnere di produzione parlare con il vicepresidente delle comunicazioni a Singapore, Monika. Stava ottenendo alcune informazioni da Mike su un incidente e stava creando un piano di comunicazione. Quella era ancora la fase critica della crisi.
In questo episodio, ascolteremo una riunione in teleconferenza dopo quella fase critica. È tempo di pensare a quello che è successo e rivalutare la situazione. Ascolteremo Mike e Monika, così come Frank il capo americano, Sandy il direttore dello stabilimento, e un avvocato di nome Simone. Ascoltiamo mentre cercano di ottenere una prospettiva sulla crisi e capire quanto bene hanno gestito la situazione finora.
Domande sull'ascolto
1. Perché Mike dice "scusa" a Simone?
2. Su cosa vuole concentrarsi Monika nella discussione?
3. Cosa pensa Sandy delle preoccupazioni di Simone?
Questa è la prima di una serie di lezioni di inglese commerciale sulla gestione di una crisi.
Immagina questo: sono le quattro del mattino e dormi profondamente. Il telefono squilla. È uno dei tuoi manager. C'è stato un terribile incidente! Cosa fai? Che ne dici?
Ad un certo punto della tua carriera, dovrai affrontare una grave crisi. Potrebbe essere uno sciopero dei lavoratori o un disastro ambientale. E ci sono crisi minori, come perdere una consegna importante o rimanere senza carta, questo può succedere ogni giorno. Questi eventi possono sicuramente fare danni, ma quanto? Dipende da come li gestisci.
La chiave è una buona gestione della crisi. Il tuo successo e la tua reputazione dipendono da questo. Quindi in questa lezione, vedremo cosa succede quando scoppia una crisi, o inizia. Si tratta di “prendere il controllo in una crisi”. Tratteremo alcune tecniche e linguaggio utili per affrontare in modo efficace quella telefonata mattutina relativa a un incidente.
Ascolteremo Sandy e Mike, che lavorano in una fabbrica in Cina che ha appena avuto un incidente. Sandy è il direttore dello stabilimento, mentre Mike è l'ingegnere capo della produzione. È scoppiato un tubo, rilasciando gas e ferendo due lavoratori. Ora Sandy e Mike stanno chiamando il loro capo, Frank Menzies, negli Stati Uniti. Ascoltiamo mentre Sandy e Mike comunicano la cattiva notizia e Frank prende il controllo della crisi.
Domande sull'ascolto
1. Perché Mike non è presente alla chiamata all'inizio?
2. Quali informazioni sull'incidente vuole sapere Frank??
3. Cosa dice Frank a Mike di fare alla fine?
Le teleconferenze consentono a persone provenienti da luoghi diversi di avere una riunione al telefono. Mentre conveniente, le teleconferenze hanno alcuni problemi da tenere a mente, come tenere traccia di chi sta parlando. A volte due persone parlano contemporaneamente o parlano troppo velocemente. Perché i partecipanti non possono vedersi, è utile utilizzare “segnali” o brevi dichiarazioni che preparino gli altri a ciò che sta per essere detto. Entrano in gioco anche altre questioni come la definizione di un'agenda e la gestione del tempo.
Nell'ultimo episodio, abbiamo sentito una conversazione tra Craig ed Elsa, due dipendenti di StarCom, un produttore di elettronica. Craig ha la sua prima teleconferenza in arrivo ed Elsa gli ha dato un tutorial informale, insegnandogli l'attrezzatura e alcuni protocolli per una teleconferenza.
Oggi, Craig sta partecipando alla teleconferenza. L'ospite della teleconferenza è Tony, un manager a Chicago. Partecipano anche Diana, un collega a Londra, e JP, che lavora nel marketing presso la sede di Dallas. Stanno discutendo delle imminenti festività natalizie, nuove linee di prodotti, e pubblicità.
Domande sull'ascolto
1) In che modo JP aiuta Craig con l'ordine del giorno?
2) Secondo Diana, perché i risultati del test della stampante sono stati deludenti?
3) Perché Diana non pensa che il problema sarà risolto rapidamente?
