مرحبا بكم مرة أخرى في مهارات 360 لدرس اليوم حول تحقيق أقصى استفادة من المؤتمر.
يرى بعض الناس أن المؤتمرات هي وسيلة للابتعاد عن المكتب لبضعة أيام وأخذ قسط من الراحة. وبالتأكيد, من المفيد التراجع عن المشكلات اليومية وتعلم شيء ما, أو التفكير في عملك وعملك. ولكن إذا كنت تريد حقًا تحقيق أقصى استفادة من المؤتمر, يجب أن تنظر إليها على أنها أكثر من مجرد فرصة تعليمية. انا اعني, إذا كان لديك المئات أو حتى الآلاف من الأشخاص في مكان واحد يتطلعون إلى التواصل مع الآخرين, إنها فرصة ذهبية للتواصل.
مرحبا بكم مرة أخرى في مهارات 360 لدرس اليوم حول كيفية تحقيق أقصى استفادة من المؤتمر.
لقد غيّر العصر الرقمي الطريقة التي نتواصل بها ونبني العلاقات. وفي حين أنه من الرائع أن تكون قادرًا على التواصل مع شخص ما على الجانب الآخر من العالم عبر البريد الإلكتروني, هاتف, أو تطبيقات الدردشة, الاتصال وجها لوجه بالتأكيد لم يمت. في الحقيقة, في هذا العالم شديد الاتصال, الاتصال وجها لوجه أكثر قيمة, وأحد أفضل الفرص للتحدث وجهًا لوجه هي حضور المؤتمر.
في درسنا الأخير, نظرنا في مدى أهمية وضع توقعات واضحة مع الخير اجتماع انطلاق المشروع. ولكن بغض النظر عن مدى جودة تعليمك للعميل بشأن عملية عملك, لا يزال لديك عمل يتعين عليك القيام به عند تقديم إصدار اختبار أولي. لا يمكنك تسليمه للعميل وانتظار ملاحظاته. سيكون من الرائع لو كانت إدارة المشروع بهذه البساطة, لكنها ليست كذلك. يجب التعامل مع تسليم بناء الاختبار الأولي بعناية.
لأجل شئ واحد, تحتاج إلى إدارة توقعات العميل. يعني هذا التأكد من فهمهم أنك لا تقدم منتجًا نهائيًا. بدلا, أنت تمنحهم شيئًا ما للتجربة, أو اختبار. في هذا الطريق, إدارة المشروع تنطوي على التعاون, أو العمل مع أحد العملاء. وهذا شيء تريد التأكيد عليه عند تقديم بناء الاختبار الأولي.
التعاون مهم بشكل خاص أثناء عملية الاختبار. وإنها لفكرة جيدة أن تحدد الإجراءات بعناية فائقة للعميل. إذا لم تفعل, فمن المحتمل أن تواجه عقبات. عند تسليم بناء اختبار, قد تكتشف أيضًا أن احتياجات العميل قد تغيرت. أو أنهم يريدون شيئًا جديدًا. في هذه الحالة, من المهم تحديد التغيير في نطاق المشروع بوضوح. وتحتاج إلى التأكد من أن العميل يفهم أنه قد تكون هناك تجاوزات في التكاليف مرتبطة بتغيير النطاق.
في حوار اليوم, سنسمع مارتن, مدير مشروع مع OptiTech. لقد كان يقود عملية تطوير برامج جديدة لشركة لوجستية. يعقد مارتن مؤتمرًا هاتفيًا مع زارا, مدير في شركة العميل, وليام, مدير تكنولوجيا المعلومات لديهم. إنهم يناقشون بناء الاختبار الأولي لـ OptiTech.
أسئلة الاستماع
1. في بداية المحادثة, ما الذي يريد مارتن التركيز عليه عندما ينظرون إلى بناء الاختبار الأولي?
2. ما يقوله مارتن هو الخطوة الأولى في عملية الاختبار?
3. كيف يستجيب مارتن لطلب زارا وليام لـ "أدوات مناقصة التحميل?"
مرحبًا بكم مرة أخرى في اللغة الإنجليزية للأعمال لدرس اليوم, الذي يواصل نظرتنا إلى أ اجتماع انطلاق المشروع.
أي شخص كان متورطا مع المشاريع يجب أن تعرف مدى أهمية التواصل الجيد مع العميل. والتواصل الجيد يبدأ من البداية, في اجتماع إطلاق المشروع. وذلك عندما تتاح لك الفرصة للتأكد من أن العميل يفهم كيفية عملك وكيف ينبغي تشغيل المشروع.
في درسنا الأخير, لقد ألقينا نظرة على بعض الأساسيات التي تحتاج إلى تغطيتها في الاجتماع الأول لمشروعك. اليوم, سننظر في بعض الطرق الإضافية لزيادة فرصك في تجنب المشكلات وضمان سير المشروع بسلاسة. في كثير من الحالات, قد تكون فكرة جيدة أن تقوم بالفعل بطرح العوائق المحتملة في اجتماعك. إذا رأيت شيئًا قد يؤثر على الجدول الزمني أو الميزانية, يمكنك إخبار العميل بذلك. وقد يعني هذا أنه يتعين عليك تثقيف العميل حول عملية عملك.
عندما تقوم بتثقيف العميل حول عملية التطوير الخاصة بك, قد تجد نفسك تستخدم الكثير من اللغة التقنية. ولكن إذا كنت تريد أن يفهم العميل حقًا, قد تضطر إلى إعادة صياغة تلك المعلومات بعبارات أبسط. بالتاكيد, لا تريد التركيز كثيرًا على المشكلات المحتملة. ولهذا السبب يجب أن تعرف كيفية إعادة توجيه المناقشة بعيدًا عن المشكلات ونحو قضايا أخرى. فمثلا, قد تحتاج إلى أن تطلب من العميل معلومات مهمة لبدء المشروع.
في حوار اليوم, سننضم مجددًا إلى مارتن وجيل. شركتهم, OptiTech, بدأت مشروعًا جديدًا لتطوير برمجيات لشركة لوجستية. يبدأ مارتن وجيل المشروع من خلال عقد مؤتمر عبر الهاتف مع زارا, مدير الشركة العميلة, وليام, مدير تكنولوجيا المعلومات لديهم. في هذا الجزء من الحوار, يتأكد مارتن وجيل من فهم زارا وليام للعقبات المحتملة وعملية التطوير.
أسئلة الاستماع
1. ما يقوله مارتن هو سبب بعض العقبات المحتملة?
2. ما هو تفسير جيل البسيط لفكرة تقنية لم تفهمها زارا؟?
3. عندما يعيد مارتن توجيه المناقشة بعيدًا عن العقبات, ماذا يقول أنه يريد مناقشته?
مرحبًا بك مرة أخرى في جراب Business English Pod لسلسلةنا الجديدة اللغة الإنجليزية لإدارة المشاريع. بالنسبة إلى الدرس الأول ، سننظر في اجتماع انطلاق في بداية المشروع.
سواء كنت مدير مشروع أم لا, أنت تعرف بالتأكيد أن كل مشروع عملية فريدة ومعقدة. رؤية مشروع حتى الانتهاء, في الوقت المحدد وداخل الميزانية, يأخذ مجموعة كبيرة من مهارات الناس ودراية العمل. وأحيانًا خلال مشروع كبير قد يبدو أن كل شيء يعمل ضد الانتهاء بنجاح.
ولكن هناك طرق لتقليل بعض هذه التحديات إلى الحد الأدنى. هذا صحيح بشكل خاص في بداية المشروع عندما يكون من المهم التأكد من بداية بداية جيدة. لأجل شئ واحد, ستحتاج إلى مقابلة العميل للتأكد من أن القواعد الأساسية للمشروع واضحة. غير ذلك, سوف تتعامل مع الارتباك في منتصف المشروع. إن بدء المشروع بشكل فعال يعني أيضًا تحديد البروتوكولات, أو الإجراءات المهمة, وشرح خطوط الاتصال. بعد كل شيء, عندما تنشأ مشكلة أو تحد, يجب أن يعرف الجميع بالضبط من الذي يجب التحدث إليه وكيفية إجراء التغييرات اللازمة.
اجتماع انطلاق المباراة هو أيضًا وقت للجميع لتوضيح أولوياتهم. إذا كنت العميل والتمسك بالجدول الزمني أكثر أهمية من الاحتفاظ بالميزانية, يجب أن تجعل ذلك معروفًا منذ البداية. بالتاكيد, قد تكون هناك أولويات متنافسة. وكمدير للمشروع, قد تضطر إلى إدارة توقعات العميل بعناية, والتي قد تتضمن وضع بعض الشروط عندما توافق على شيء ما.
في حوار اليوم, سننضم إلى مارتن وجيل, الذين يعملون لدى شركة برمجيات تسمى Optitech. تحتفظ شركتهم بمؤتمر عن بعد لبدء مشروع لتطوير برامج مخصصة لشركة لوجستية ستساعدهم على إدارة وتتبع الشحنات. مارتن هو مدير المشروع, في حين أن جيل هو المطور الرئيسي. على المكالمة, سوف نسمع أيضًا من زارا, مدير في شركة الخدمات اللوجستية, وليام, مدير تكنولوجيا المعلومات لديهم. سويا, يحاولون جميعًا الحصول على بداية جيدة.
أسئلة الاستماع
1. كيف يقول مارتن أن جيل يجب أن يتعامل مع القضايا الفنية?
2. ماذا تؤكد زارا كأولوية شركتها في المشروع?
3. قرب نهاية المحادثة, ما هي الحالة التي يعلقها مارتن بالإدارة الناجحة للجدول الزمني?
